Каждая компания в процессе своей работы производит документы, которые необходимо хранить непродолжительное или длительное время. Например, документы о выплате и начислении зарплаты компания обязана хранить 75 лет. Поэтому, организация архива является важной составляющей работы любой компании, н зависимо от её величины и рода деятельности.
Компания сама вправе для себя выбирать удобный для неё вариант: либо хранить документы своими силами, либо же воспользоваться услугами специализированной архивной организации на платных основах. Прежде всего, организация архива зависит от того количества документов, которое скопилось в компании.
Временное хранение дел предприятия осуществляется, как правило, в его архиве. Если предприятие было реорганизовано, вместе с делами, которые были созданы в процессе его деятельности, на временном хранении архива находятся дела предприятия -предшественника. Временное хранение документов и бумаг может быть организовано вне предприятия. Организацию архива лучше всего начать с первых дней существования предприятия.
Организация архива в учреждении требует определённых условий, главное из которых - помещение архива. Данное помещение должно отвечать многим требованиям, будь то изолированность от прямых солнечных лучей, поддержание соответствующего уровня влажности или закрытый доступ для посторонних лиц. Для организации архива необходимо, чтобы руководитель учреждения утвердил «Положение о хранении документов». Также приказом руководителя назначается ответственное за архивом лицо и экспертная комиссия, которая время от времени будет проводить ревизию документов на предмет соответствия срока хранения документов в архиве организации. Документы, срок хранения которых закончен, подлежат уничтожению.
