Организация архивного дела в коммерческих компаниях

Признаки классификации документов:

• структура подразделений компании;
• отраслевые направления деятельности;
• тематическое содержание документов;
• хронологическая принадлежность к разным периодам.

Основываясь на этих основных признаках классификации документов, создаётся схема архивного хранения, в которой применяются определённые правила. По ним создаётся бумажный и электронный архив.

Организация электронного архива

Для формирования электронного архива вся документация переводится в цифровой формат при помощи сканирования и распознавания страниц. Затем каждому документу присваиваются характеристики, по которым его можно найти в архиве: название, дата, отдел и другие. Документы в электронном архиве, как и в бумажном, имеют свой срок хранения. По его истечении они уничтожаются.

Порядок создания архивного дела:

• сроки хранения документации определяются согласно политике делопроизводства компании, а при потере актуальности она уничтожается;
• документы, в зависимости от типа, ценности и актуальности, хранятся 1, 2, 5 и 10 лет в отведённом для них архивном помещении или в электронном архиве;
• порядок хранения документов устанавливается в соответствии с законодательством и уставом организации;
• расположение архива возможно как в самой компании, так и на территории специализированных организаций, оказывающих услуги по аутсорсингу архивного хранения.

Условия архивного хранения

Бумажный архив хранится в специально отведённом для этого помещении с пониженной влажностью воздуха и хорошей вентиляцией. В компании «Архивный Центр» это специально оборудованные помещения, где поддерживается оптимальный уровень температуры и влажности. Приёмка и обработка входящей документации выполняется в отдельных оборудованных комнатах. Электронные архивы хранятся на надёжно защищённых серверах.