Все чаще в архивные центры поступают заявки оцифровать архив - перевести архив в цифровой формат. Архив любого предприятия в своем классическом виде - огромный склад подшитых документов, занимающий довольно большое пространство и весьма часто не очень четко упорядоченный.
Зачастую это и есть причина оцифровать архив. Попытка найти в архиве нужный документ определенной давности может отнять очень много времени и сил, не говоря уже о нервах. Бумажные документы имеют свойство портиться от частого к ним обращения, со временем выгорать, истлевать, угрожая исчезнуть. Зачастую при переездах и обновлениях, или в случае неверной организации работы архива документы теряются. Большие проблемы возникают, когда один и тот же документ нужен нескольким сотрудникам одновременно или нескольким отделам - приходится снимать многочисленные копии, а иногда и заверять их. В данном случае – оцифровать архив, значит, раз и навсегда избавиться от этих проблем.
При помощи проведения оцифровки архива можно избежать всех перечисленных проблем. Оцифровка архива представляет собой процедуру переведения всей документации в электронный формат, а затем создание электронного архива при помощи программного обеспечения. Электронный архив намного удобнее традиционного бумажного, поскольку не занимает помещение, документы в нем никогда не потеряются и не испортятся от времени, доступ к одному и тому же документу может быть открыт нескольким пользователям, что избавляет от процедуры копирования.
Кроме надежного хранения и обеспечения доступа к файлам нескольким пользователям, электронный архив позволяет проводить систематизацию документации по различным параметрам, что впоследствии значительно упрощает процедуру поиска. В программе электронного архива достаточно ввести параметры систематизации, и поиск нужного документа, даже довольно старого, осуществляется в несколько раз быстрее, нежели перекапывание завалов из папок и подшивок.
Чтобы профессионально провести оцифровку архива, лучше всего обратиться к специалистам архивного центра, которые быстро и качественно произведут все необходимые операции, начиная с экспертизы бумажных документов, определение их качественных и количественных характеристик, после чего подбирается технология оцифровки документации внедрение уникального авторского программного обеспечения, позволяющего создать и систематизировать электронный архив. Сканирование документов производится под пристальным наблюдением специалиста, который подбирает оптимальный режим для каждого конкретного документа. Полученный в результате электронный архив значительно облегчает и ускоряет работу сотрудников с документами, сокращает расходы на содержание бумажного архива и позволяет использовать освобожденное таким образом время с большей пользой для вашего предприятия.
