Сегодня оцифровать документы становится одной из самых востребованных услуг из списка предоставляемых архивными центрами. В современном мире невозможно не признать господства электронных технологий во всех областях жизни.
Ни одна организация сегодня не обходится без электронной базы данных и электронного архива документации. Готовый электронный архив намного удобнее и компактнее традиционного, и важно, что он выведет вас на современный уровень документооборота. Первым шагом на пути создания архива для вашей компании должна стать задача как оцифровать документы, существующих в бумажном виде.
Под оцифровкой документов понимается процесс перевода документов, имеющих материальное воплощение на бумаге, в какой-либо электронный формат (PDF, jpg, tiff). В процесс оцифровки также включается сверка электронных копий с бумажными оригиналами, после чего все неточности и несовпадения вручную устраняются. В последующем оцифрованные документы составляют электронный архив.
Попытайтесь отсканировать на обычном офисном сканере весь архив вашей компании - это займет невообразимое количество времени и сил. Для того, чтобы оцифровать документы, требуется специальное оборудование - промышленный сканер, позволяющий сканировать документы, состоящие из большого числа страниц, а также специалисты, умеющие с ним работать. А перед сканированием весь архив необходимо упорядочить, расшить и заново сшить после оцифровки.
Кроме того, процесс сверки копий и оригиналов также весьма трудоемкое занятие, занимающее много времени и требующее внимательности - зачастую бумажные документы имеют механические повреждения, затрудняющие сверку. То есть для того, чтобы оцифровать даже небольшую часть документов, вам придется купить промышленный сканер либо тратить свое рабочее время на мучения с обычным сканером.Поэтому, чтобы избежать всей этой ненужной вам суеты и паники, стоит обратиться в архивные компании, профессионально предоставляющие подобного рода услуги по оцифровке документов и архивов, создании электронных баз документации и др.
