Передача документов на архивное хранение

Передача документов на архивное хранение – это заключительный этап делопроизводства. Документ создается, выполняется, используется, а потом его сдают в архив. Это может быть ведомственный, государственный или просто архив предприятия. Архивы – это специальные помещения, где создаются все необходимые условия для долговременного хранения документов. Это означает, что правильная передача документов на архивное хранение позволяет создать условия для их использования в справочной работе учреждений, а также производить пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Этапы передачи документов на архивное хранение:

  1. Экспертиза научной и практической ценности документов
  2. Составление описей дел долговременного хранения
  3. Переплет документов (брошюровка)
  4. Передача дел в архив

Экспертиза научной и практической ценности документов

Итак, началом передачи дел на архивное хранение является экспертиза ценности документов. Экспертиза позволяет выявить ошибки, допущенные при кратковременном хранении документов. Также в процессе экспертизы ценности проводится анализ документации, после которого документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению. Остальные документы переплетаются, описываются и передаются на архивное хранение.

Составление описей дел

Второй этап передачи документов на архивное хранение – это составление описей дел. По сути, архивная опись – это справочник архивиста. С помощью описей дел архивные работники могут быстро ориентироваться в очень больших хранилищах документов. При правильном составлении описи поиск нужного дела не станет для Вас сложной задачей. Резюмируя вышесказанное, отметим, что составление описей дел – наиважнейший этап передачи документов на архивное хранение.

Переплет дел

На третьем этапе документы переплетаются. Архивный переплет в значительной степени облегчает передачу документов на архивное хранение. Переплетенные дела более удобны в использовании и поиске. К тому же документы, прошедшие брошюровку занимают на 30% меньше места, что при больших объемах документации становится решающим фактором.

Непосредственная передача документов на архивное хранение

После проделанной подготовки (экспертизы ценности, составления описей дел и брошюровки) происходит непосредственная передача документов на архивное хранение. Дела принимает заведующий архивом в присутствии работника структурного подразделении, документы которого сдаются в архив. Сдача документов производится по описям. При передаче на архивное хранение особо ценных документов проверяется количество листов в деле.

Мы оказываем услуги по сдаче документов в архивы, а именно:

  • консультация по сдаче в архив
  • архивная обработка дел согласно всем установленным стандартам
  • составление всех необходимых учётных документов для сдачи в архив
  • передачу документов архив

    Оставить заявку