Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Перевод документов в цифровой архив

Перевод документов в цифровой архив

На любом предприятии, ведущем активную деятельность, с каждым месяцем увеличивается объем бумажной документации, для хранения которой со временем приходится выделять специальное помещение и даже нанимать архивариуса.

Оформление документов

Электонные формы

С момента внедрения современных цифровых технологий в делопроизводство деловые бумаги стали постепенно переводиться из документарной в электронную форму. В конечном итоге, у крупного предприятия рано или поздно становится вопрос об упорядочивании всей документации.

Цифровой архив

Для этого предусмотрено создание цифрового архива, являющегося необходимым условием эффективного ведения дел каждого предприятия.

Преимущества цифрового архива

Цифровой архив имеет ряд бесспорных преимуществ перед привычными способами хранения деловых бумаг. В связи со сложным доступом к архивным материалам значительно возрастает время, затрачиваемое на их поиск в хранилище, что является прямым следствием временных задержек в рабочем процессе.

Поэтому самое эффективное решение данной проблемы на сегодняшний день заключается в переводе всех имеющихся на фирме документов в электронную форму при помощи сканера и создание электронногоархива наряду с традиционными способами хранения документации.

Оперативное осуществление тематических запросов

Организация электронного архива позволит оперативно осуществлять тематические запросы, а также выполнять поиск документов по их содержанию. Цифровой архив позволяет осуществить быстрый доступ к материалам из географически отдаленных филиалов и подразделений, что дает возможность экономить рабочее время. Кроме того, создание электронного архива значительно сокращает трудовые расходы на обработку конкретных запросов, а также выдачу необходимых документов.

Ограничение доступа к конфиденциальным документам

Возможности цифровых архивов намного шире,чем хранение и поиск нужных материалов. Как правило, на предприятии существует документация, доступ к которой строго ограничен.Требования к секретности намного проще выполнить в случае, когда документы хранятся в цифровом архиве.

С помощью внедренной электронной документарной базы администратор может наделять правами доступа к документам те или иные службы. При этом информация, которой должны владеть исключительно руководители предприятия или отдельные службы, будет доступна только им. Остальным же сотрудникам сделать это будет невозможно. Таким образом, право изучать секретные архивы будет только у избранного персонала.

Сохранность архивов

Еще один важный момент заключается в сохранности архивов. Бумажные носители со временем стареют, чернила на документах блекнут, а неожиданное воздействие агрессивной среды может попросту их мгновенно уничтожить. Цифровой архив имеет несколько резервных копий на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств, а при обычном хранении с цифровыми данными произойти ничего не может априори.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи