Порядок работы при сдаче документов в государственные архивы

Даже если предприятие прекратило свою деятельность, документы с не истекшим сроком хранения нельзя уничтожить. Так, например, восстановить трудовой стаж, произвести перерасчет пенсии и т.д. возможно только, опираясь на документы по личному составу.

Сдача документов в госархив регламентируется федеральным законом

В госархив передаются документы постоянного и долгосрочного хранения, а именно:

• учредительные документы;
• документы, отражающие трудовую деятельность сотрудников организации: личные дела, коллективные и трудовые договоры, договоры подряда, приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность, отпусках и т.п.;
• финансовые документы: расчетно-платежные ведомости, лицевые счета;
• протоколы о производственных травмах и проч.

Сдача документов в государственный архив подчинена особому порядку.

Прежде всего необходимо провести подготовку в соответствии с требованиями архивного хранения: рассортировать документы по срокам, видам и категориям, произвести анализ и оценку. Срок хранения устанавливают, исходя из приказа Росархива «О признании утратившим силу Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Дальнейшие работы

Далее требуется систематизировать, подшить в дела, предварительно удалив все скрепки, а так же черновики, дубли и документы с истекшим сроком хранения, затем пронумеровать, переплести и составить опись по форме, опираясь на научно-справочный аппарат (НСА). Кроме того, составляются листы-заверители, проставляются штампы и шифры.

Сдача документов в госархив осуществляется по акту приема-передачи

При этом с архивным учреждением заключается договор, в котором прописывается порядок взаимодействия и ответственность сторон, а так же оговариваются условия уничтожения документов после истечения срока их хранения.

Обращайтесь к профессионалам

Принимая во внимание колоссальный объем документации и необходимость строгого соблюдения архивных правил, организовать оформление документов для сдачи в госархив своими силами чаще всего крайне проблематично. В этой связи, во всех отношениях целесообразнее привлечь к этому делу стороннюю специализированную компанию

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru