Даже если предприятие прекратило свою деятельность, документы с не истекшим сроком хранения нельзя уничтожить. Так, например, восстановить трудовой стаж, произвести перерасчет пенсии и т.д. возможно только, опираясь на документы по личному составу.
В госархив передаются документы постоянного и долгосрочного хранения, а именно:
Прежде всего необходимо провести подготовку в соответствии с требованиями архивного хранения: рассортировать документы по срокам, видам и категориям, произвести анализ и оценку. Срок хранения устанавливают, исходя из приказа Росархива «О признании утратившим силу Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
Далее требуется систематизировать, подшить в дела, предварительно удалив все скрепки, а так же черновики, дубли и документы с истекшим сроком хранения, затем пронумеровать, переплести и составить опись по форме, опираясь на научно-справочный аппарат (НСА). Кроме того, составляются листы-заверители, проставляются штампы и шифры.
При этом с архивным учреждением заключается договор, в котором прописывается порядок взаимодействия и ответственность сторон, а так же оговариваются условия уничтожения документов после истечения срока их хранения.
Принимая во внимание колоссальный объем документации и необходимость строгого соблюдения архивных правил, организовать оформление документов для сдачи в госархив своими силами чаще всего крайне проблематично. В этой связи, во всех отношениях целесообразнее привлечь к этому делу стороннюю специализированную компанию
