Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Правильное оформление архивных дел

Правильное оформление архивных дел

Оформление документов

В течение календарного года службой делопроизводства или специально уполномоченными сотрудниками каждого структурного подразделения фирмы ведется работа по группировке и систематизации документов по тому или иному вопросу – формирование дел.

Часто дела находятся в исполнении на протяжении нескольких лет

Пока дело не покинуло документоведов, его оформление ограничивается расположением документов в определенной последовательности (хронологической, вопросный, логический или в их сочетании) и подшивкой. Перед отправлением в архив оно должно быть оформлено полностью.

Действия по оформлению

По существующим нормативам правильное оформление архивных дел предусматривает целый комплекс четко регламентированных действий:

  • оформление обложки;
  • составление внутренней описи (при необходимости);
  • нумерация листов;
  • подшивка листов (переплет);
  • составление листа-заверителя.

Полное и частичное оформление

В зависимости от длительности срока хранения различают полное и частичное оформление архивных дел. Частичное оформление предусматривается для дел недолгого - временного (до десятка лет) хранения и отличается от полного смягченными требованиями: позволительно не составлять лист-заверитель и не нумеровать листы. Для определенных категорий документов (личные дела, особо ценные и т. д.) составляются внутренние описи, содержащие информацию об индексах, заголовках, порядковых номерах, датах документов и номера листов, на которых они располагаются. Внутренняя опись после заверения подписью составителя наклеивается на внутреннюю сторону обложки.

Нумерация листов

Полное оформление архивных дел обязательно включает нумерацию листов – с целью обеспечения сохранности содержащихся в нем документов и закрепления порядка их расположения. Номера проставляют простым карандашом в верхнем углу (правом) каждого листа. По завершении нумерации на отдельном листе составляют заверительную надпись. В ней указывается количество листов в оформляемом деле, фиксируются произошедшие в нем изменения (присоединение нового документа, повреждения, исправления). Подписанный составителем лист-заверитель располагается в конце дела.

Установленный образец обложки включает:

  • полное наименование фирмы или организации;
  • заголовок дела, соответствующий номенклатуре;
  • количество листов;
  • дата заведения и окончания;
  • срок хранения.

Переплет документов

Сохранность документов дела обеспечивает помещение его в жесткий переплет. При этом правильное оформление архивных дел предполагает следующую последовательность прошивки: по левому полю стопки документов выполняется четыре прокола, удаляются все металлические крепления (скрепки), листы прошиваются крепкой нитью и помещаются в твердую обложку. Для временного хранения вполне допустимо размещение дел в скоросшивателях. Так же не стоит забывать, что если вы планируете сдавать документы, не забудьте узнать требование принимающий стороны.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи