В течение календарного года службой делопроизводства или специально уполномоченными сотрудниками каждого структурного подразделения фирмы ведется работа по группировке и систематизации документов по тому или иному вопросу – формирование дел.
Пока дело не покинуло документоведов, его оформление ограничивается расположением документов в определенной последовательности (хронологической, вопросный, логический или в их сочетании) и подшивкой. Перед отправлением в архив оно должно быть оформлено полностью.
По существующим нормативам правильное оформление архивных дел предусматривает целый комплекс четко регламентированных действий:
В зависимости от длительности срока хранения различают полное и частичное оформление архивных дел. Частичное оформление предусматривается для дел недолгого - временного (до десятка лет) хранения и отличается от полного смягченными требованиями: позволительно не составлять лист-заверитель и не нумеровать листы. Для определенных категорий документов (личные дела, особо ценные и т. д.) составляются внутренние описи, содержащие информацию об индексах, заголовках, порядковых номерах, датах документов и номера листов, на которых они располагаются. Внутренняя опись после заверения подписью составителя наклеивается на внутреннюю сторону обложки.
Полное оформление архивных дел обязательно включает нумерацию листов – с целью обеспечения сохранности содержащихся в нем документов и закрепления порядка их расположения. Номера проставляют простым карандашом в верхнем углу (правом) каждого листа. По завершении нумерации на отдельном листе составляют заверительную надпись. В ней указывается количество листов в оформляемом деле, фиксируются произошедшие в нем изменения (присоединение нового документа, повреждения, исправления). Подписанный составителем лист-заверитель располагается в конце дела.
Сохранность документов дела обеспечивает помещение его в жесткий переплет. При этом правильное оформление архивных дел предполагает следующую последовательность прошивки: по левому полю стопки документов выполняется четыре прокола, удаляются все металлические крепления (скрепки), листы прошиваются крепкой нитью и помещаются в твердую обложку. Для временного хранения вполне допустимо размещение дел в скоросшивателях. Так же не стоит забывать, что если вы планируете сдавать документы, не забудьте узнать требование принимающий стороны.
