Правильные сроки хранения дел в архиве

В штате нет архивариуса и правильность сроков хранения дел некому проверить? Это не освобождает руководителя от ответственности за нарушения требований сохранности документов. Услуги по определению правильных сроков хранения дел в архиве. Чтобы не ошибиться в сроках хранения при формировании дел и затем при подготовке к сдаче в архив, нужно знать действующие нормативные акты об архивах, типовой и ведомственные Перечни.

Основная задача

Основная задача по определению сроков хранения документов – не потерять и не уничтожить раньше времени нужные. Сократить сроки хранения дел не получится, а увеличение допускается. Подготовим проект решения экспертной комиссии для удлинение сроков хранения необходимых вашей организации документов (например, бухгалтерских или по участию в конкурсах).

Что включает в себя услуга

Наши сотрудники быстро и точно распределят документы. В каждом деле останутся только бумаги, соответствующие указанному в номенклатуре сроку хранения. По описям легко найдете в архиве нужный короб, том и документ. Объем работы зависит от состояния делопроизводства и количества документов. Начинаем с анализа соответствия сроков хранения, указанных в 4-й графе номенклатуры, требованиям законодательства.

Затем последовательно:

Разделяем документы на группы по срокам хранения:

  • • кратковременного (ограниченного) периода (1, 3, 5 – до 10 лет);
  • долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения;
  • не имеющие ценности и не подлежащие сохранению.

Для этого просматриваем каждое дело по листам, определяем ценность документов. Полистный анализ необходим, чтобы бумаги точно соответствовали названию дела, оказались «по адресу». Вынимаем подшитые по ошибке, переформировываем тома. Не имеющие ценности документы выделяем, чтобы в дальнейшем экспертная комиссия приняла решение об их уничтожении. Риски утраты важных документов после такой тщательной систематизации сводятся к нулю.

Составляем описи

После проверки создаем описи дел для постоянного и временного длительного хранения. В особо ценных делах составляем внутреннюю опись с перечнем содержимого. Сводные описи готовим отдельно на все дела постоянного, временного (более 10 лет) хранения. В готовом виде их подписывает руководитель компании.

Даем рекомендации для экспертной комиссии

Вы получаете отсортированные точно в соответствии с законодательством документы. Обращайтесь к нам, чтобы правильно определить сроки хранения документов организации. Вы можете заказать у нас также комплексную услугу – подготовку к передаче дел в архив. Освободите своих сотрудников от решения непрофильных задач.

    Оставить заявку