Большинство компаний мира переходят на электронный документооборот, мотивируя это тем, что количество бумаг, заполнять которые необходимо в обязательном порядке, постоянно увеличивается. Поиск нужного договора, распоряжения или приказа среди электронной документации упрощается. Да и информировать сотрудников по электронной почте гораздо проще, чем знакомить каждого работника организации с бумажными документами.
Преимущества
Визуально восприятие бумажной и электронной документации сильно различается. Психологи рекомендуют изучать бумаги исключительно в распечатанном виде. Чтобы сотрудник досконально понял, что от него требуется, отметки и замечания эффективнее делать на бумаге.
Уничтожение документов
Уничтожить бумажный документ проще, чем электронный. Это свойство актуально для организаций, деятельность которых засекречена. При официальном сотрудничестве с иностранными компаниями, во время переговоров, имеющих трансграничное значение, юридически значимые документы составляются и подписываются в бумажном виде. Технологии работы с бумажной документацией отработаны десятилетиями.
Условия хранения
Обеспечив надлежащие условия хранения и полностью соблюдая их, можно быть стопроцентно уверенным в том, что и через 10, и через 20 лет бумаги останутся в первозданном виде, и при необходимости с ними можно будет работать. Электронную документацию легко можно потерять в случае отключения электроэнергии, при переустановке операционной системы. Поэтому в отраслях, для которых жизненно важно сохранить все бумаги в течение многих лет, например, в атомной энергетике, предпочтительно использование бумажных документов.
Работа без спецсредств
Основное преимущество бумажного документооборота – возможность работать с бумагами без использования специальных технических средств. При использовании бумажного документооборота не страшны никакие отключения электричества, Интернета, поломки компьютерной техники. Электронные вирусы также не страшны бумажной документации.
Очевидно, что электронные документы постепенно вытесняют бумажные аналоги. Но, учитывая преимущества бумажного документооборота, работать только с электронными документами нецелесообразно.
