Крупные компания и предприятия вынуждены постоянно обрабатывать немалое количество документации. И на этом этапе крайне важно, чтобы решением этой задачи занимались именно профессиональные архивариусы. Не стоит доверять подобную работу сотрудникам, не имеющим соответствующего опыта и лишь отдаленно понимающим, как работать с архивами.
Опытный архивариус - специалист, который решает целый ряд смежных задач:
-
способен быстро определить ценность документа;
- имеет навык систематизации документов;
- обладает знаниями в сфере архивного дела.
Архивариус может привлекаться к работе в компании, как для решения разовых задач, так и на постоянной основе.
Какие задачи способен решить архивариус
В обязанности специалиста, работающего с архивами, входит:
-
Обработка документов общей базы конкретной компании, их упорядочивание.
-
Проведение экспертной оценки документов на предмет их значимости.
- Определение сроков хранения документа в архиве в соответствии с законодательством РФ, имеющим отношение к делопроизводству.
-
Выполнение задач по депозитарному хранению бумаг.
-
Опись всех документов, присутствующих в архиве, составление соответствующих реестров, ведение журнала учета бумаг, их выдачи по запросам.
-
Выполнение работ по переплету архивной документации.
-
Подготовку документов, которые необходимо передать в муниципальный или государственный архив.
- Составление списка документов, срок хранения которых истек. Организация утилизации таких документов.
Архивариус также может понадобиться на этапе перевода документооборота компании с бумажного в электронный вид. Этот специалист проводит классификацию документов, готовит их к оцифровке, обеспечивает создание электронных архивов и не только.
Архивариус может быть привлечен руководством компании при создании внутреннего архива в офисе. Специалист проведет осмотр помещения, подготовленного для архива, уточнит, в каких условиях (температура, влажность и пр.) может содержаться помещение, поможет в оптимизации пространства архива, проверит комнаты на соответствие действующим нормам СанПиН.
Обращение к узкопрофильному специалисту позволит:
-
гарантировать организацию комфортного и оперативного доступа ко всем файлам, находящимся в архиве;
- грамотно структурировать номенклатурные дела компании вне зависимости от объема хранимых бумаг;
- провести аутсорсинг архива компании на предмет его функциональности, безопасности, эффективности эксплуатации;
- защитить внутренние документы компании от несанкционированного доступа.
Профессионализм, когда речь идет об архивном деле, играет ключевую роль в выборе специалиста. Опыт, знание законодательства в области архивного дела - гарант того, что архивы в вашей компании будут всегда в порядке!
