Преимущество наема профессиональных архивариусов
Крупные компания и предприятия вынуждены постоянно обрабатывать немалое количество документации. И на этом этапе крайне важно, чтобы решением этой задачи занимались именно профессиональные архивариусы. Не стоит доверять подобную работу сотрудникам, не имеющим соответствующего опыта и лишь отдаленно понимающим, как работать с архивами.
Опытный архивариус - специалист, который решает целый ряд смежных задач:
- способен быстро определить ценность документа;
- имеет навык систематизации документов;
- обладает знаниями в сфере архивного дела.
Архивариус может привлекаться к работе в компании, как для решения разовых задач, так и на постоянной основе.
Какие задачи способен решить архивариус
В обязанности специалиста, работающего с архивами, входит:
- Обработка документов общей базы конкретной компании, их упорядочивание.
- Проведение экспертной оценки документов на предмет их значимости.
- Определение сроков хранения документа в архиве в соответствии с законодательством РФ, имеющим отношение к делопроизводству.
- Выполнение задач по депозитарному хранению бумаг.
- Опись всех документов, присутствующих в архиве, составление соответствующих реестров, ведение журнала учета бумаг, их выдачи по запросам.
- Выполнение работ по переплету архивной документации.
- Подготовку документов, которые необходимо передать в муниципальный или государственный архив.
- Составление списка документов, срок хранения которых истек. Организация утилизации таких документов.
Архивариус также может понадобиться на этапе перевода документооборота компании с бумажного в электронный вид. Этот специалист проводит классификацию документов, готовит их к оцифровке, обеспечивает создание электронных архивов и не только.
Архивариус может быть привлечен руководством компании при создании внутреннего архива в офисе. Специалист проведет осмотр помещения, подготовленного для архива, уточнит, в каких условиях (температура, влажность и пр.) может содержаться помещение, поможет в оптимизации пространства архива, проверит комнаты на соответствие действующим нормам СанПиН.
Обращение к узкопрофильному специалисту позволит:
- гарантировать организацию комфортного и оперативного доступа ко всем файлам, находящимся в архиве;
- грамотно структурировать номенклатурные дела компании вне зависимости от объема хранимых бумаг;
- провести аутсорсинг архива компании на предмет его функциональности, безопасности, эффективности эксплуатации;
- защитить внутренние документы компании от несанкционированного доступа.
Профессионализм, когда речь идет об архивном деле, играет ключевую роль в выборе специалиста. Опыт, знание законодательства в области архивного дела - гарант того, что архивы в вашей компании будут всегда в порядке!
Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91
или отправьте запрос на info@a-centr.ru
Архивные услуги
Три причины выбрать «Архивный Центр»
-
Комплексное решение
поставленных задачМы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.
-
Профессиональные
консультацииМы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.
-
Опыт работы с иностранными и
отечественными организациямиОсновные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.
-
В Санкт-Петербурге оцифровано 267 тыс. комсомольских билетов
Закончена оцифровка архивов, содержащих билеты комсомольцев.
-
В Красноярске разработали новую программу для ПК по сканированию документов
Новое программное обеспечение для сканирования документов станет доступным.
-
Архивные организации Москвы
Все архивные организации Москвы можно разделить по ряду признаков: по специализации, перечню предоставляемых услуг и по форме собственности – государственные и частные
-
Как правильно посчитать расход на архив в компании
Архив — это не только экономия времени и способ сохранить документы организации, но и расходы. И их нужно учитывать, собираясь создавать в компании собственный архив. Для бумажных традиционных и электронных архивов расходы на ведение считают по-разному.