Документооборот в государственных учреждениях и коммерческих фирмах имеет свои особенности, в частности, в вопросах обеспечения безопасности бумаг, их описания, хранения, учета и так далее. Основная сложность определяется тем, что в различных документах содержится разная по своей ценности информация. Так, в одних бумагах будут представлены сведения государственных масштабов — о политике, об общественных течениях, о культурной жизни. А в других документах отражаются лишь события внутри определенного предприятия. Многие документы являются одноразовыми — к ним достаточно обратиться единожды и после этого можно уничтожать. Экспертиза ценности позволяет определить срок хранения бумаги — после оценки документ может быть уничтожен или определен к временному, длительному или постоянному хранению.
В архивных учреждениях нередко возникают проблемы с экспертизой ценности документов в гос учреждениях. Часто сложности обусловлены разными сроками хранения бумаг (одни должны храниться год, а другие, например, десять лет). Кроме того, некоторые документы подлежат уничтожению. Для облегчения экспертизы созданы типовые перечни, в которых отражаются общие задачи и функции организаций, даются ответы на типичные вопросы и так далее. В некоторых ситуациях такие перечни действительно помогают, но не во всех, так как они просто не способны дать ответы на все вопросы, осветить работу всех государственных учреждений. Поэтому некоторые ведомства создают свои перечни, но это зачастую добавляет неудобств.
Иногда документы, которые требуются для занесения в акт, просто отсутствуют фактически. В таких случаях проблема может решаться условным внесением — но такой подход не является оптимальным, так как существует риск, что в будущем это приведет к негативным последствиям, при этом вся ответственность ложится на организацию.
Возникать проблемы экспертизы ценности документов в гос учреждениях могут из-за необходимости проведения научно-технической обработки сведений и упорядочивания информации перед отправкой в архивное учреждение. Особенно сложно работать в этом плане с цифровыми данными, электронными носителями. В России уже не один год установлены нормативные требования по данному вопросу, но нет установленных механизмов и утвержденных схем проверки подобных источников. Если вы хотите быть уверены, что экспертиза ценности документов государственных учреждений будет проведена по всем правилам, обращайтесь в архивный центр A-Centr.ru: мы имеем большой опыт работы в этом направлении, поможем решить самые сложные вопросы и проблемы.
