Проведение экспертизы ценности документов

Проведение экспертизы ценности документов является неотъемлемой частью любых архивных работ. Составление описей, передача документов на хранение при ликвидации, уничтожение бухгалтерских документов, - при всех этих процедурах необходимо проведение экспертизы ценности документов. Формально проведение экспертизы ценности документов - это процесс изучения архивных документов с целью определения сроков их хранения и последующей сдачи на государственное хранение. Рассмотрим подробнее, что же представляет собой этот процесс. Проведение экспертизы ценности документов - это не разовая акция, а планомерное, систематическое мероприятие.

Этапы экспертизы ценности документов

• составление номенклатуры дел;
• проведение экспертизы ценности;
• подготовка документов к передаче.

Экспертная комиссия

Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией на основе определенных критериев и правил. Многие фирмы в целях экономии не содержат архивариусов в штате. Такие предприятия каждый год обращаются к специализированным архивным компаниям для проведения экспертизы ценности документов. Специалисты сторонней архивной компании создают экспертную комиссию.

В задачи экспертной комиссии входит:

• рассмотрение проектов номенклатур дел
• выделение документов к уничтожению
• отбор документов на хранение (в том числе по личному составу)
• протоколирование произведенных действий

Регулярность проведение экспертизы ценности документов

В идеале проведение экспертизы ценности документов - постоянный процесс. В течение года экспертная комиссия проверяет правильность составления дел по номенклатуре, отбирает документы для постоянного хранения и составляет акты уничтожения документов. Правильное проведение экспертизы ценности документов позволяет структурировать архив организации, не хранить документы с истекшими сроками хранения,и оптимизировать размеры архива. Последнее наиболее важно, если архив находится в офисе и занимает дорогостоящую площадь.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru