Ретроконверсия, или ретроспективная конверсия - это преобразование информации из одного вида в другой. Обычно под этим подразумевается оцифровка информации, хранимой в бумажном виде (в книгах, журналах). Задача ретроконверсии в первую очередь актуальна для каталогов библиотек архивов, и музеев. Работа по электронной каталогизации книжных хранилищ началась еще в 80-х годах.
Ретроконверсия может проводиться тремя различными способами:
В библиотеках и архивах обычно используется ручной ввод совместно с оцифровкой – особенно если карточки сильно повреждены. Важно заметить, что оцифровка – разовая задача, и проведение ее стоит отдать на аутсорсинг. Услуга "ретроконверсия документов" развита весьма широко, а количество успешных проектов исчисляется десятками. Решались и такие задачи, как аккуратная оцифровка ветхих оригиналов на территории заказчика. Оцифровкой музейных и библиотечных каталогов занимается ГИВЦ Министерства культуры, и еще целый ряд компаний, включая и наше предприятие.
Преобразование бумажных документов в электронный вид является одной из главнейших задач внедрения системы электронного документооборота. Любой проект, связанный со сканированием, начинается с технико-экономического обоснования проекта. Представители сканирующего предприятия выезжают к заказчику и тщательно проводят исследование существующего архива – количественный и качественный анализ. Затем они обсуждают с заказчиком окончательную цель проекта, а также условия наиболее качественного и быстрого достижения данной цели. Создается техническое задание (в двух экземплярах), под которым заказчик и исполнитель ставят свои подписи.
На этапе планирования определяется последовательность работ, создается расписание всего проекта, планируются финансовые и человеческие ресурсы… Следует учитывать, что при высоких нагрузках техника может выйти из строя, сотрудники могут заболеть, часть данных при передаче может потеряться… Поэтому на все риски следует подготовить ответные действия – возможность выделения дополнительной техники, дополнительных сотрудников, предусмотреть возможность смены помещения.
Все эти задачи успешно решат сотрудники нашей компании. В случае необходимости ретроконверсия документов и все сопутствующие ей работы будут проводиться исключительно на территории, предоставленной заказчиком – с целью достижения максимальной конфиденциальности.
