Приведение архива организации в электронный вид — это решение одновременно целого ряда сложностей, с которыми регулярно сталкиваются сотрудники в работе с бумажными документами.
Высвободить площади, снизить расходы на аренду и главное — получать документы оперативным образом — вот частые причины, по которым организации выделяют средства на сканирование документации.
Современное оборудование для сканирования позволяет привести в электронный вид весь документооборот организации: текстовые документы, изображения, чертежи и прочее. Однако чаще всего потребность возникает в получении цифровых копий финансовой, юридической, проектной и кадровой документации. При этом сканированию подлежат и сшитые архивные дела, стоящие на полках стеллажей и шкафов.
На этапе подготовки к сканированию архива проводятся следующие мероприятия:
Применение электронных архивов, существенно упрощающих доступ сотрудников к документации, позволяет ускорить движение информации по каналам внутри организации и перевести бизнес-процессы на качественно более высокий уровень. Очевидно, что даже простая система сканирования — например, использование планшетного сканера на рабочем месте бухгалтера — повысит эффективность предприятия. Если, конечно, полученные новые возможности действительно использовать.
