Самая простая схема сканирования документов

Приведение архива организации в электронный вид — это решение одновременно целого ряда сложностей, с которыми регулярно сталкиваются сотрудники в работе с бумажными документами.

91ae7c70d6b060e3689da3846a87a1cc-9327475

Доступность и сохранность

Высвободить площади, снизить расходы на аренду и главное — получать документы оперативным образом — вот частые причины, по которым организации выделяют средства на сканирование документации.
Современное оборудование для сканирования позволяет привести в электронный вид весь документооборот организации: текстовые документы, изображения, чертежи и прочее. Однако чаще всего потребность возникает в получении цифровых копий финансовой, юридической, проектной и кадровой документации. При этом сканированию подлежат и сшитые архивные дела, стоящие на полках стеллажей и шкафов.

От подготовки к результату

На этапе подготовки к сканированию архива проводятся следующие мероприятия:

  • Разброшюровка, изъятие скоб и скрепок и прочие ручные операции технической подготовки бумаг, позволяющие автоматизировать процесс на этапе собственно сканирования.
  • Систематизация бумаг и документов для сканирования: отбор, кропотливая работа для упорядочивания бумаг по необходимому принципу.
  • Оцифровка. Приведение при помощи сканеров в электронный вид бумажных документов. Чаще всего используются форматы TIFF и PDF. TIFF — для хранения документов с возможностью выведения их на печать в высоком качестве. PDF-формат — для систематического и частого обращения к документам, для пересылки по внутренней и внешней сети. Документы с расширением PDF чрезвычайно популярны по причине двухслойности, которая дает возможность осуществлять поиск по документам. Сохранение электронного архива сразу в двух форматах позволяет найти и воспользоваться документами максимально быстро и удобно.

Чем же так хороши электронные архивы

Применение электронных архивов, существенно упрощающих доступ сотрудников к документации, позволяет ускорить движение информации по каналам внутри организации и перевести бизнес-процессы на качественно более высокий уровень. Очевидно, что даже простая система сканирования — например, использование планшетного сканера на рабочем месте бухгалтера — повысит эффективность предприятия. Если, конечно, полученные новые возможности действительно использовать.

    Оставить заявку