Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Система электронного архива

Система электронного архива

Тысячи компаний по всему миру давно оценили удобство хранения документов в электронном виде и даже нашли в этом для себя ряд финансовых выгод. Значительная экономия средств на закупку оргтехники и бумаги и последующее сокращение затрат на конфиденциальное уничтожение тонн бумажного мусора стали очень привлекательными причинами для перехода к электронным документам.

Как всё появилось

Сначала появились сетевые папки общего доступа. Сотрудники получили доступ к постоянно необходимым документам, смогли хранить их сканированные копии и обмениваться информацией, не перегружая почтовые сервера. Это стало первым шагом по внедрению системы электронного архива.

Система электронного архива относится к системам управления электронного контента предприятия (Enterprise Content Management). По сравнению с сетевыми папками, на которых файлы чаще всего хранятся без всякого порядка и хронологии, данная система имеет ряд неоспоримых преимуществ.

Преимущества системы электронного архива:

Возможность управления документами и структурой архива;• Возможность поточного ввода информации, что позволяет значительно ускорить процесс наполнения;• Быстрый поиск по заданным параметрам;• Множества индивидуальных функций в зависимости от вида системы: для архивов финансовой, нормативно-технической или правовой документации предусмотрены опции выборки, актуализации и т.д., для наиболее быстрого поиска;• Возможна система сообщений для обмена мнениями пользователей, например для согласования руководством внутренних распоряжений;• Возможность назначать задачи и контролировать степень их выполнения.Зачастую, система электронного архива позиционируется как основа документооборота предприятия. Электронный архив намного проще и удобнее в использовании, чем система электронного документооборота, но при этом выполняет наиболее нужную функцию – хранение электронных копий документов с постоянным доступом к ним.

На какие типы делятся электронные архивы?

• Электронный архив делопроизводства для архивного подразделения. Ведется учет дел, контроль дат, номенклатуры, сроков хранения;• Архив финансовой (платежной) документации. Он нужен для учета первичной документации, договоров и прочих документов, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности предприятия;• Архив кадровой документации обеспечивает быстрый доступ к личным делам сотрудников, трудовым договорам и дополнениям к ним, приказам по личному составу;• Архив конструкторской или проектной документации позволяет систематизировать все копии чертежей, схем и смет в независимости от их давности.

Драгоценное рабочее время

Вне зависимости от того, чем занимается компания, система электронного архива облегчит жизнь вам и вашим коллегам. Драгоценное рабочее время не будет уходить на поиск срочно понадобившейся бумаги годичной давности, которая возможно была потеряна, унесена домой или случайно залита кофе.

Руководителю

Руководителю не придется тратить нервы и выслушивать оправдания сотрудников в случае безвозвратной утраты единственной копии самого важного письма или приказа.


Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи