Тысячи компаний по всему миру давно оценили удобство хранения документов в электронном виде и даже нашли в этом для себя ряд финансовых выгод. Значительная экономия средств на закупку оргтехники и бумаги и последующее сокращение затрат на конфиденциальное уничтожение тонн бумажного мусора стали очень привлекательными причинами для перехода к электронным документам.
Сначала появились сетевые папки общего доступа. Сотрудники получили доступ к постоянно необходимым документам, смогли хранить их сканированные копии и обмениваться информацией, не перегружая почтовые сервера. Это стало первым шагом по внедрению системы электронного архива. Система электронного архива относится к системам управления электронного контента предприятия (Enterprise Content Management). По сравнению с сетевыми папками, на которых файлы чаще всего хранятся без всякого порядка и хронологии, данная система имеет ряд неоспоримых преимуществ.
Зачастую, система электронного архива позиционируется как основа документооборота предприятия. Электронный архив намного проще и удобнее в использовании, чем система электронного документооборота, но при этом выполняет наиболее нужную функцию – хранение электронных копий документов с постоянным доступом к ним.
Ведется учет дел, контроль дат, номенклатуры, сроков хранения. Архив финансовой (платежной) документации нужен для учета первичной документации, договоров и прочих документов, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Архив кадровой документации обеспечивает быстрый доступ к личным делам сотрудников, трудовым договорам и дополнениям к ним, приказам по личному составу. А архив конструкторской или проектной документации позволяет систематизировать все копии чертежей, схем и смет в независимости от их давности.
Вне зависимости от того, чем занимается компания, система электронного архива облегчит жизнь вам и вашим коллегам. Драгоценное рабочее время не будет уходить на поиск срочно понадобившейся бумаги годичной давности, которая возможно была потеряна, унесена домой или случайно залита кофе. Руководителю не придется тратить нервы, и выслушивать оправдания сотрудников в случае безвозвратной утраты единственной копии самого важного письма или приказа.
