Систематизации документов в архиве

С каждым днём работа с ними становится всё сложнее, тратить времени на поиск нужного приказа, договора или накладной приходится всё больше. Отдельные документы теряют свою ценность, становятся ненужными в оперативной работе, но по-прежнему хранятся в общем массиве документации. В этой ситуации становится необходимой систематизация документов. Воспользуйтесь для выполнения этой работы помощью профессионалов – обратитесь в компанию «Архивный Центр».

Суть систематизации

При систематизации документов каждый из них анализируется на предмет:

  • ценности, значимости для текущей хозяйственной деятельности организации;
  • принадлежности к той или иной группе (документы по кадровому составу, договоры, накладные и счета-фактуры на поступающий товар и так далее). 

По результатам систематизации документов каждый из них относится к тому или иному комплексу – так называемому делу. При систематизации документов в архиве проверяется их расположение внутри дел, находящихся на архивном хранении, при необходимости документы упорядочиваются.

Мероприятия, выполняемые при систематизации

В зависимости от потребностей заказчика оказание услуги систематизации документов может пойти по одному из двух путей. Если перед клиентом стоит задача выделения документов, не представляющих ценности для текущей работы, и их передачи в архив того или иного уровня, выполняется архивная обработка. В этом случае при систематизации документов в архиве производится экспертиза ценности документов, формируются дела, оформляются их обложки, выполняются другие необходимые мероприятия.

Для используемых документов

Второй путь целесообразен, если обрабатываемые документы будут в дальнейшем использоваться в деятельности предприятия. В этом случае имеет смысл отсканировать документы, при необходимости – распознать их, а затем – организовать электронный архив. Этот способ систематизации документов позволяет освободить ценные архивные площади, одновременно с этим сделав работу с документацией (в частности, поиск) очень удобной.

Привлечение профессионалов к работе – верное решение

Систематизация документов в архиве должна выполняться при соблюдении целого ряда правил. Попытки выполнить её самостоятельно – силами сотрудников предприятия – чаще всего приводит к большим потерям времени и сил, при этом далеко не всегда удаётся обеспечить должное качество работ. Обратитесь в компанию «Архивный Центр»: мы выполним систематизацию документов по всем правилам, проделав работу быстро и качественно. Наши специалисты порекомендуют вам способ систематизации документов, оптимальный в вашем случае, дадут ответы на любые вопросы, возникающие у вас в ходе систематизации.


    Оставить заявку