Систематизация информации, хранящейся во всевозможных документах организации, представляет собой своего рода классификацию, т.е. распределение информации по определённым предметным группам. В специализированной литературе эти группы имеют конкретные названия, но в современном процессе систематизации информация не всегда распределяется именно по ним, а может группироваться в соответствии с требованиями организации, в соответствии со спецификой её деятельности. Систематизация информации является важным звеном в работе по составлению архивов и различных баз данных. Именно после проведения процесса систематизации возможно индексирование информации.
После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.
Систематизация информации является предварительным этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведённой систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов – это порядок и надёжность, удобство поиска, это завершённые в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации. Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы.
Систематизация процесс требующий специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.
