Профессиональное сканирование и распознавание текста при переводе бумажного архива в цифровой формат предполагает особый подход к сохранению ключевых характеристик исходных документов. Главная задача – обеспечить полное соответствие электронных копий их оригиналам по содержанию, чтобы электронный контент был всеобъемлющим, самодостаточным и аутентичным. У пользователя архива не должно возникать ни малейших проблем при работе со скопированными данными: текстом, таблицами, графическими образами. Для решения этой задачи архивные работники используют специальную оргтехнику и программное обеспечение.
Как происходит сканирование и распознавание текста документов
Решение о выборе оборудования и программ для сканирования и распознавания текста принимается сотрудником архивного бюро на основании результатов анализа состояния первоисточников. Затем производится работа непосредственно с документами, которая состоит из следующих этапов:
- выбор режима сканирования (чёрно-белый или цветной);
- распознавание структуры документа (программа определяет количество и характер структурных элементов страницы, чтобы затем в точности воссоздать её в электронном виде);
- распознавание текста (символов);
- визуальная проверка электронной копии документа на предмет возможных ошибок, допущенных при распознавании текста, и их правка (только если это необходимо);
- форматирование электронного документа в файл с определённым расширением и его сохранение на внешний или иной носитель для хранения и использования в делопроизводстве.
Инструменты сканирования и распознавания текста для архива
Высокое качество оцифровки бумажного архива обеспечивают мощные производительные сканеры и компьютерные программы, способные выполнять сканирование и распознавание текста в автоматическом режиме, максимально корректно, оперативно и в больших объемах. Это касается, в том числе, плохо воспринимаемых визуально букв и цифр, которые часто встречаются на бумажных носителях, долго хранившихся и активно использовавшихся. Обычная техника здесь не справится, поскольку не обладает нужными функциями. Профессиональная аппаратура, в свою очередь, требует грамотной настройки и управления, обеспечить которые способен только специалист, обладающий соответствующим опытом и навыками.
