Учету, систематизации, хранению подлежат все документы организации – бухгалтерские, кадровые, технические, юридические и пр. Но, чтобы сократить площадь хранилища, обеспечить хронологию и исключить утерю, для особо ценной документации вместо папок лучше использовать переплет.
Составной переплет необходим для дел, подлежащих хранению долговременному (более 10 лет) и постоянному, независимо от качества бумажных носителей и места хранения. Выполняется он с применением специального картона и коленкора (переплетной ткани). Кадровая документация оформляется таким образом обязательно, а бумаги временного (до десяти лет) хранения можно хранить в скоросшивателях, коробах и папках либо же брошюровать (по желанию).
Архивный составной переплет иногда требует сопутствующих операций: разброшюровки, изъятия скобок, скрепок, ниток, приклеивания чеков и квитанций на отдельный лист. А также подгонки бумаг под единый формат складыванием (фальцовкой). Картон, используемый для переплетных работ, имеет толщину 0,8-2,0 мм, нейтральный бежевый, кремовый оттенок (в некоторых случаях, по договоренности, используется иной материал). Лицевая обложка делается отдельно с целью увеличить удобство пользования.
Коленкор – специальная переплетная ткань на хлопковой основе (миткаль), покрытая окрашенной пленкой. Может украшаться фольгированием, печатью, для дел, предполагающих особенно активную эксплуатацию, рекомендуется коленкор, усиленный слоями нитроцеллюлозного лака. Архивные нормативы предусматривают прошивку крепкой нитью в четыре прокола, располагаемых от края на 1 см, с учетом будущей легкости пользования документами. После фиксирования обложек на листах производится оклеивание тканью (выполняется корешок).
Исполнение профессиональным архивистом отличается соблюдением им архивных норм, стандартов и требований к государственному хранению.
Составной переплет, разумеется, дороже простого, но он обеспечивает гибкость корешка и отличную сохранность дела. Оптимально, если толщина корешка составит не более 4 см – в этих целях очень крупные дела могут делиться, что делает их более легкими, маневренными и продлевает сохранность.
