Создание регламента работы архива в организации

Клиенты часто обращаются с такой проблемой в «Архивный Центр». Начиная приводить в порядок архивные дела заказчиков, видим, что с самого начала на предприятии не была продумана система архивной работы, не создан регламент. От этого «ком безобразий» с документами нарастал, затормозил работу и грозит штрафами после проверок.

Что такое Регламент работы архива

Регламент по архиву – главный документ, который «раскладывает по полочкам» что, как и кому нужно делать, чтобы правильно вести делопроизводство, передавать, хранить и использовать бумаги в архиве.

Разработать регламент не просто. Принцип создания – «срисуем с интернета, лишь бы был» – бесполезная трата времени. Иногда даже опытному архивариусу сложно учесть и включить в этот локальный акт все детали. Особенно, если у компании разветвленная структура – отделы, филиалы, группы и разные виды деятельности.

Обязательные разделы:

  • общие положения (статус, вид, задачи);
  • перечень принимаемых дел;
  • функции (порядок комплектации, выдачи и использования документов, сроки хранения);
  • права и ответственность лиц.

Мы разрабатываем регламент по архиву в комплексе с другими услугами или отдельно.

Что включает в себя регламент архива

Регламент основывается на законодательных требованиях и учитывает специфику конкретного предприятия. Например, одной фирме удобно оставлять сохраняемые документы в отделах 3 года, а другой – ежегодно передавать в архив. Отличаются требования в организациях с полноценным архивным отделом, и в тех, где его нет. В идеале регламентирующий акт нужно утвердить сразу после создания компании вместе с инструкцией по делопроизводству – эти документы взаимосвязаны.

Основные направления создания регламента:

  • анализ системы документооборота и ее корректировку;
  • аудит номенклатуры дел и приведение ее в соответствие с задачами;
  • рекомендации по изменению должностных инструкций.

Что получаете

В итоге получаете оптимальный для вас акт, регулирующий архивную работу. Вам больше не придется бесконечно переписывать инструкции, чтобы архив действовал без сбоев, как швейцарские часы. Регламент актуален долгие годы, меняется с появлением новых подразделений и задач. Пришло время подумать об архиве компании? Начните с регламента. Закажите профессиональный регламент у нас.

    Оставить заявку