Сроки хранения бухгалтерских документов очень важный фактор в делопроизводстве организации. Содержащаяся в документах информация может обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
Бухгалтерский учет является документальным и сроки хранения бухгалтерских документов различны. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.
Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов следует соблюдать сроки хранения бухгалтерских документов.
В части 1 статьи 23 Налогового кодекса сказано: «Обязанности налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги». В то время как статья 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» требует хранить первичные бухгалтерские документы, регистры и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.
Не рекомендуется определять сроки хранения бухгалтерских документов только на основании заголовка на обложке дела. Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Совершенствование управления производственными и хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Практика показывает, что во время проведённые работы по уничтожению бухгалтерских документов нашими специалистами, избавляет предприятие от санкций, убытков и иных проблем. Наши специалисты выполнят экспертную оценку ценности и состава документов. Можно быть абсолютно уверенным в том, что отбор документов на уничтожение будет проведен на законных основаниях, при этом будут просмотрены все документы, для того, чтобы не пропустить те, у которых истек срок хранения. Далее в соответствии с требованиями налогового и архивного законодательства наши сотрудники составят акт о выделении дел к уничтожению.
