Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерских документов очень важный фактор в делопроизводстве организации. Содержащаяся в документах информация может обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Бухгалтерский документ

Бухгалтерский учет является документальным и сроки хранения бухгалтерских документов различны. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.
Роль и значение документов велики.

Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов следует соблюдать сроки хранения бухгалтерских документов.

Хранение и уничтожение бухгалтерских документов

На сегодняшний день время хранения и уничтожение бухгалтерских документов регулирует несколько законов и подзаконных актов: 

• Налоговый кодекс (часть 1); 

• Федеральный закон «Об архивном деле в РФ»; 

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете»; 

• Перечень с указанием сроков хранение документов от 2010 года.

В части 1 статьи 23 Налогового кодекса сказано: «Обязанности налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги». В то время как статья 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» требует хранить первичные бухгалтерские документы, регистры и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.

Сроки хранения бухгалтерских документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

• срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
• 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово- хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
• 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
• 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.
• Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса.

Не рекомендуется определять сроки хранения бухгалтерских документов только на основании заголовка на обложке дела. Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.

Практика по уничтожению бухгалтерских документов

Практика показывает, что во время проведённые работы по уничтожению бухгалтерских документов нашими специалистами, избавляет предприятие от санкций, убытков и иных проблем. Наши специалисты выполнят экспертную оценку ценности и состава документов. Можно быть абсолютно уверенным в том, что отбор документов на уничтожение будет проведен на законных основаниях, при этом будут просмотрены все документы, для того, чтобы не пропустить те, у которых истек срок хранения. Далее в соответствии с требованиями налогового и архивного законодательства наши сотрудники составят акт о выделении дел к уничтожению.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru