Сроки хранения документов

Определение сроков хранения документов

Первый этап подготовки к сдаче в архив заключается в определении сроков хранения документов, которое производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов. Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специально сформированной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.

Перечень документов

Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначении сроков хранения документов, являются перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов.

Перечни документов могут быть:

• типовыми. Их назначение - унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Например, сроки хранения приказов руководства, планов и отчетов, документов по личному составу, бухгалтерской документации и т.д. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
• ведомственными - по отдельным отраслям деятельности. Они предусматривают максимально полный охват видов документов по направлению деятельности предприятий отрасли.

С 2010 г. действует типовой перечень, который называется "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ".

Сроки хранения:

• кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например, 1 год, 3 года или 5 лет);
• долговременные сроки хранения - более 10 лет (например, 10 лет, 20 лет, 75 лет, постоянно и т. д.);
• некоторые документы в архиве не хранят - они подлежат уничтожению сразу после минования надобности в их использовании (в этом случае срок хранения документов – до минования надобности.

Если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года.

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации.

Документам постоянного хранения также относятся:

• документы о создании, реорганизации общества;
• устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
• протоколы общих собраний акционеров;
• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
• списки аффилированных лиц общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
• бюллетени для голосования;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Акт об уничтожении документов

На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется АКТ, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.