Контроль над тем, как ведется архивная работа, за сохранностью документов и за состоянием архива может занимать много времени.
Лучше обратиться к профессионалам
При отсутствии в штатном расписании архивариуса вести архив и проверять наличие документов приходится рядовым сотрудникам, которые отвлекаются от основной работы могут ошибиться и попросту не заметить, что какие-то документы отсутствуют, что опись не соответствует реальному состоянию архива организации.
Выясняется это, как правило, слишком поздно
Когда у налоговой инспекции возникают вопросы о сделках организации с поставщиками и покупателями, когда инвентаризация явно показывает, что кое-какие документы не соответствуют действительности.
Решить вопрос поможет сверка документов
Чтобы сверка проводилась правильно с точки зрения законодательства, регулирующего ведение архивной деятельности, необходимо либо включить в штатное расписание архивариуса, либо - что существенно дешевле - выбрать аутсорсинг архивных работ. Организация и проведение сверки документов с описью архива является одной из самых востребованных среди тех, что оказывает компания «Архивный Центр».
Особенности услуги сверки документов
Сверка - это процедура проверки наличия документов и соответствия их количества и состава описи. В большинстве случаев сверка документов носит инцидентный характер: заинтересованный в уточнении и систематизации архива заказчик предоставляет специалистам «Архивного Центра» доступ к документам организации, к описям и отчетам ранее проведенных проверок архива. По итогам сверки составляется перечень утраченных документов и список рекомендаций по их восстановлению.
Для чего нужна сверка
Необходимость проведения сверки документов диктуется не только (и не столько) требованиями законодательства - в частности, ГОСТ Р. 51141-98 и Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - но и сугубо соображениями удобства и безопасности. Во время проведенная сверка позволит обнаружить утечку информации из компании, предотвратить или своевременно восстановить утраченные документы, оперативно отреагировать на запросы проверяющих органов по предоставлению им пакета определенных документов (например, бумаг, в которых зафиксированы расчеты с поставщиком или покупателем).
Мы оказываем услуги по сверке документов
В полном соответствии с требованиями российского законодательства. Огромный опыт работы с архивами самых разных организаций позволяет специалистам «Архивного Центра» быстро провести сверку документов независимо от того, какую деятельность ведет заказчик - и обходится работа куда дешевле, чем содержание архивариуса.
