Технологии обработки конфиденциальных документов

Обработка конфиденциальных документов - процесс, который требует профессиональных знаний и комплексного подхода, поскольку уничтожение, утрата или передача таких документов третьим лицам чреваты для предприятия разного рода неприятностями, а также потерей прибыли.

d0c1a5bdc0129e3ab515ea5247f2e178-7164669

Конфиденциальные документы

В бизнес-структурах в категорию конфиденциальных входят документы, которые предприниматель может отнести к тайне мастерства, тайне организации и предпринимательской (коммерческой) тайне в соответствии с существующим законодательством.

Кроме этого, конфиденциальными считаются базы данных и документы, в которых фиксируются персональные данные сотрудников и содержатся сведения о технических и технологических новшествах.

Рекомендации по обработке конфиденциальных документов

Обработка документов такого характера должна осуществляться исключительно специалистами, которые хорошо знакомы с принципами работы с конфиденциальной документацией, чётко выполняют инструкции и рекомендации, изложенные в научно-методической литературе и законодательных актах, и владеют технологиями обработки конфиденциальных документов. Обратившись в компанию "Архивный Центр", вы можете быть полностью уверены, что обработка документов будет выполнена надлежащим образом.

Благодаря выполнению ряда условий:

  • обработка конфиденциальных документов и их хранение производится централизованно;
  • обработке должны подвергнуться все документы этой категории и ни один не должен быть упущен
  • все действия, производимые с бумажными и электронными документами, должны быть учтены;
  • должностное лицо, ответственное за работу с конфиденциальной документацией, должно в обязательном порядке контролировать правильность выполнения всех операций учёта;
  • учитываться и сохраняться должны и документы, и учётные формы;
  • работа с конфиденциальными документами должна проводиться на основании письменного разрешения руководителя предприятия и все обращения персонала к такому документу должны быть зафиксированы;
  • выполнение персоналом правил работы с конфиденциальными базами данных, делами и документами должно контролироваться;
  • регулярно требуется проверять наличие документов в базах данных, делах и у исполнителей, а также ежедневно контролировать местонахождение, целостность, комплектность и сохранность каждого документа, относящегося к разряду конфиденциальных;
  • процедура уничтожения конфиденциальных документов осуществляется коллегиально;
  • копирование и размножение документов данной категории осуществляется лишь с письменного разрешения руководителя, а технологии выполнения данных процедур должны контролироваться.

Обратится к профессионалам

Обрабатывать конфиденциальную документацию собственными силами не рекомендуется в силу того, что специалисты компании вряд ли знакомы с технологиями обработки и хранения конфиденциальных документов и могут совершить ошибки, которые затем будет сложно или даже невозможно исправить. Технологии обработки конфиденциальной информации основаны на единой методической и научной основе. Которая способна обеспечить всеми необходимыми сведениями производственные и управленческие процессы предприятия. Организовать процесс работы с конфиденциальными документами под силу лишь профессионалам. Компания "Архивный Центр" поможет вам создать надёжную и эффективную систему работы с информацией, которая не должна попасть в чужие руки!

    Оставить заявку