Современные информационные технологии позволяют оптимизировать деятельность практически каждой компании или организации абсолютно любого профиля. Но, несмотря на то, что компьютеризация прочно вошла в нашу жизнь и, особенно, в её деловую сферу, всё же это произошло не так давно – всего каких-то 15-20 лет назад, и до сих пор многие организации не сумели полностью компьютеризировать, а где возможно – и автоматизировать, свою деятельность и своё производство. Создание цифрового архива – это ещё один шаг на пути к технологическому совершенству Вашей компании, облегчению труда сотрудников, экономии времени и средств.
В компаниях, которые были учреждены в последние годы, создание и пополнение цифрового архива происходит параллельно с созданием и пополнением его физического (бумажного) аналога. Кроме того, в таких компаниях в бумажном виде хранятся только документы, имеющие юридическую силу, вся прочая документация хранится исключительно в цифровом архиве. Конечно же, в крупных опытных организациях, история деятельности которых насчитывает годы и даже десятилетия, создать цифровой архив гораздо труднее: ведь руководителям этих компаний предстоит решить вопрос о переводе в электронный вид огромных массивов документов.
В коммерческих архивных организациях, предлагающих любые виды работ с архивами, под услугой «создание цифрового архива» понимается не только непосредственная установка необходимого программного обеспечения на компьютеры Вашей фирмы, но и многие сопутствующие работы. Прежде всего, предусматриваются работы по систематизации бумажного архива Вашей компании, отбору документации для её последующего сканирования и создания фактической базы цифрового архива.
Сканирование осуществляется на профессиональном оборудовании, после чего производится тщательная сверка бумажных оригиналов документов и их цифровых копий. После установки программы цифрового архива, специалисты настраивают доступ к разным разделам цифрового архива в соответствии с пожеланиями Вашей фирмы. Конечным этапом профессионального создания цифрового архива является инструктаж сотрудников Вашей фирмы по правилам работы с данной программой.
