Цифровой архив

Цифровой архив – это компьютерная программа, позволяющая хранить документы Вашей фирмы в электронном виде. Современные информационные технологии позволяют оптимизировать деятельность практически каждой компании или организации абсолютно любого профиля. Но, несмотря на то, что компьютеризация прочно вошла в нашу жизнь и, особенно, в её деловую сферу, всё же это произошло не так давно – всего каких-то 15-20 лет назад, и до сих пор многие организации не сумели полностью компьютеризировать, а где возможно – и автоматизировать, свою деятельность и своё производство. Создание цифрового архива – это ещё один шаг на пути к технологическому совершенству Вашей компании, облегчению труда сотрудников, экономии времени и средств.

Создание и пополнение цифрового архива

В компаниях, которые были учреждены в последние годы, создание и пополнение цифрового архива происходит параллельно с созданием и пополнением его физического (бумажного) аналога. Кроме того, в таких компаниях в бумажном виде хранятся только документы, имеющие юридическую силу, вся прочая документация хранится исключительно в цифровом архиве. Конечно же, в крупных опытных организациях, история деятельности которых насчитывает годы и даже десятилетия, создать цифровой архив гораздо труднее: ведь руководителям этих компаний предстоит решить вопрос о переводе в электронный вид огромных массивов документов.

Услуги создания цифрового архива

В коммерческих архивных организациях, предлагающих любые виды работ с архивами, под услугой «создание цифрового архива» понимается не только непосредственная установка необходимого программного обеспечения на компьютеры Вашей фирмы, но и многие сопутствующие работы. Прежде всего, предусматриваются работы по систематизации бумажного архива Вашей компании, отбору документации для её последующего сканирования и создания фактической базы цифрового архива. 

Заключительные работы

Сканирование осуществляется на профессиональном оборудовании, после чего производится тщательная сверка бумажных оригиналов документов и их цифровых копий. После установки программы цифрового архива, специалисты настраивают доступ к разным разделам цифрового архива в соответствии с пожеланиями Вашей фирмы. Конечным этапом профессионального создания цифрового архива является инструктаж сотрудников Вашей фирмы по правилам работы с данной программой.

Концепция цифрового архива включает четыре технологических процесса:

• импорт электронных документов;
• сохранение;
• поиск и просмотр;
• доступ и восстановление для использования.
  

Создание цифрового архива позволяет:

• снизить затраты на хранение документов;
• обеспечить сохранность фотодокументов и избежать их повреждения, поскольку они хранятся в электронном виде;
• снизить затраты на копировальные работы, так как обеспечивается доступ к электронному образу документа;
• упростить перенос документов из оперативного в архивное хранение;
• осуществлять контроль доступа к документам и, таким образом, предотвращать несанкционированный доступ и копирование документов.
  

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru