Уничтожение документации

2484841bb08de472db456cbb754c2bc5-4591737Любая организация, независимо от формы собственности и вида деятельности, вынуждена периодически проводить уничтожение документации, образующейся в процессе работы. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно.

Выделение документации к уничтожению

Поэтому требуется регулярное уничтожение документации. Для этого систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора документов на уничтожение хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Этапы экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в архиве.

  • Первым этапом определения ценности документов при уничтожение документации можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.
  • Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.
  • И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на хранение. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.

Последовательность проведение экспертизы

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов. Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение. Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Сроки уничтожения документации

Конкретные сроки уничтожения документации устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. На дела с истекшими сроками хранения составляют акт, на основании которого проводится уничтожение документации. Форма акта о выделении к уничтожению документации, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акт на уничтожение документации

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются на утилизацию, где и происходит физическое уничтожение документации. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения. В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения документации с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении к уничтожению документации, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.

    Оставить заявку