Услуги систематизация документов в организации

Любой организации свойственно накопление документации в различных формах. С годами поиск исполненного ранее письма, акта, отчета или приказа становится затруднительным и начинает занимать много рабочего времени, что сказывается на эффективности рабочего процесса. Решить проблему способна систематизация документов. Регулярное проведение процедуры позволяет упорядочить производственную документацию, обеспечивая сохранность бумаг и облегчая доступ к ним в случае необходимости.

Систематизация документов состоит из нескольких этапов:

  • классификация по определенным признакам;
  • составление номенклатуры;
  • индексирование.

Классификация отражает метод группировки документов в дело.

Различают следующие признаки классификации:

  • номинальный: группирует документы по видовой принадлежности (отчеты, акты, постановления);
  • предметно-вопросный: объединяет документальную информацию по определенному направлению (например, документация по конкретному производственному объекту);
  • авторский: выборка работ одного исполнителя (документы конкретного отдела, компании или работника);
  • корреспондентский: группировка по адресату переписки;
  • географический: объединение документов по региональному признаку;
  • хронологический: содержит производственные бумаги за конкретный временной промежуток;
  • экспертный: учитывает срок хранения документации (постоянного хранения – более 10 лет, иначе – временного).

Номенклатура является оформленным в установленном порядке перечнем наименований. Она представляет собой своеобразный классификационный справочник, содержащий полную информацию о заголовках дел и порядке формирования документов в них, с отметкой о сроках хранения. Индексирование – процесс присвоения сформированным делам специальных условных обозначений. Индекс помогает определить принадлежность дела структурному подразделению и быстро найти его в номенклатуре.

Обращайтесь к профессионалам

Систематизация документов в организации – процесс сложный и трудоемкий, требующий от исполнителей специальных умений. Для качественного проведения процедуры целесообразно обратиться за помощью к профессионалам. Большой опыт в сфере архивных работ имеет компания a-centr.ru. Для точной оценки стоимости лучше воспользоваться возможностью бесплатного вызова специалиста для обсуждения планируемого перечня работ на месте.

    Оставить заявку