Утилизация документов проводится либо своими силами компаний, либо с помощью специализированных архивных компании, берущих эту задачу на себя. Большая часть документов каждой организации подлежит утилизации по завершению срока хранения. Утилизация документов проводится либо своими силами компаний, либо с помощью специализированных архивных компании, берущих эту задачу на себя.
Важно понимать, что уничтожение документов в принципе может быть как законно запланированным (как это описывается выше), так и случайным или же преднамеренно-вредоносным. Под случайным понимается уничтожение в результате несчастных случаев, аварий, катастроф и других форс-мажорных обстоятельств. Умышленная порча документов обычно осуществляется с цель маскировки каких-либо действий (махинаций) или же для нанесения вреда компании, которой принадлежит архив.
Соответственно, архивные отделы многих компаний часто выполняют две противоречивые задачи: утилизацию документов и их восстановление. Понимание методик и того и другого направления повышает качество работы в разы.
Один из основополагающих фактов теории безопасной утилизации документов - это уничтожение их вместе с носителями. Таким образом очень легко поступить с бумагами, но, к примеру, документы электронного архива зачастую просто невозможно уничтожать таким образом. История знает немало примеров восстановления данных с самых, казалось бы, неподходящих для этих целей носителей.
На сегодня это единственный разрешенный экологическим законодательством метод утилизации документов, который используем и мы.
Сжигание даёт хороший результат по конфиденциальности, но требует специального оборудования (иначе бумага не прогорит полностью), а также считается методом, сильно вредящим экологии.
Химическая обработка дорога, обычно она применяется только для документов повышенной секретности после шредирования.
Захоронение документов без предварительной обработки - весьма ненадёжный метод: к примеру, в США несколько раз таким образом судебным путём были получены документы, которых "не должно было быть".
Шредирование считается наиболее эффективным методом с конфиденциальной и экономической точек зрения.
