Законодательством определен обязательный срок хранения бухгалтерских документов. В среднем, такие бумаги должны храниться 5 лет, но существуют и другие временные рамки в зависимости от вида документа.
Избавится от документов
И когда время действия этих документов истекает, предприятию нужно избавиться от занимающей место бумажной массы - выполняется утилизация бухгалтерских документов. Однако установленная Коллегией Росархива процедура включает в себя несколько важных моментов, которые могут вызвать сложности у сотрудников компании при утилизации бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.
Услуги по утилизации документов
Архивный Центр предлагает коммерческим фирмам и другим организациям услуги по утилизации бухгалтерских документов с гарантией, что все будет выполнено правильно и в соответствии с требованиями законодательства.
Порядок утилизации бухгалтерских документов
Прежде чем бухгалтерские документы будут сожжены или переработаны иным образом, необходимо проведение предварительной работы. Она включает в себя следующие этапы.
- Сортировка документов в соответствии со сроками хранения. Необходимо отобрать бумаги, срок хранения которых еще не истек, во избежание последующих рисков для отдела бухгалтерии. Например, личные счета работников должны храниться 75 лет, и они не подлежат уничтожению как бумаги со сроком хранения 1, 3 или 5 лет.
- Специальная комиссия в лице наших сотрудников готовит акт о выделении определенных документов, составляет их опись, после чего руководитель утверждает список для утилизации бухгалтерских документов.
- Перед утилизацией бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения должным образом упаковываются и при необходимости повышенной конфиденциальности опечатываются.
- При передаче бумаг на утилизацию они должны сопровождаться специальной накладной с информацией о количестве документов, их весе и дате приема. Погрузка и транспортировка бумаг контролируется ответственным специалистом во избежание несанкционированного доступа к бухгалтерской информации.
- Факт утилизации бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения фиксируется нашим специалистом, и компания получает отчет о выполнении процедуры вместе с актом об уничтожении бумаг.
Заказать услуги
Чтобы заказать услуги по утилизации бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, позвоните нам по указанному телефону или напишите на электронную почту.
