На крупных предприятиях ведением архива занимается специальное подразделение, которое тщательно следит за сохранностью документов. Поэтому при создании электронного архива его обслуживанием, как правило, занимается все то же подразделение. Если вам невыгодно вести архив самостоятельно, воспользуйтесь услугами по создания и ведения электронного архива.
Наши преимущества
Архивные Центр имеет все специализированное оборудование и программное обеспечение, необходимое для эффективного ведения электронного архива. Квалифицированные сотрудники архивных центров обеспечивают непрерывный качественный контроль ваших документов. Ведение электронного архива подразумевает:
- Упорядоченное хранение электронных копий документов, хранение отсканированных копий;
- Формирование описей для передачи дел на хранение;
- Своевременное добавление новых документов и уничтожение старых путем регулярной инвентаризации;
- Поиск и предоставление необходимого документа по требованию, ведение протокола запросов для каждого документа;
- Обеспечение безопасности и постоянный контроль несанкционированного доступа к информации.
Быстрая работа с документами
Вышеперечисленные действия позволяют получить налаженную систему быстрого доступа к любому файлу, а также прослеживать его взаимосвязь с другими документами. Если вам понадобился договор на поставку оборудования за прошлый год, вы легко и быстро сможете его найти, а также проследить все оплаты по прилагаемым к нему счетами и актам.
Безопасность и человеческий фактор
Регулярное сохранение резервных копий позволит вам спать спокойно, зная что данные защищены от любых ситуаций. Профессиональное ведение электронного архива повышает эффективность делопроизводства на предприятии, уменьшает влияние человеческого фактора при работе с бумажными оригиналами документов, значительно сокращает время их оформления и риск потери практически устраняется. Электронный архив может быть интегрирован в информационную систему предприятия
, например 1С. Это дает возможность всем сотрудникам получать доступ к архиву из привычной рабочей среды и регулярно видеть новые размещенные документы. Разумеется, если у них есть соответствующие права.
Долой шкафы
Забудьте о громоздких шкафах и прогибающихся под тяжестью полках. Больше не будет огромных разваливающихся папок, в которых невозможно ничего найти! Электронный архив позволит вашим сотрудникам вздохнуть свободно, а вам – избавить себя от необходимости часами ждать, пока вам отыщут среди пыльных завалов тот самый важный договор, заключенный прошлым летом.
